W każdej organizacji, która dąży do standaryzacji i doskonalenia procesów, właściwie opracowana dokumentacja jakości stanowi fundament spójnego działania. Bez względu na branżę czy skalę działalności, przejrzyste i dobrze zarządzane dokumenty systemowe ułatwiają nie tylko codzienne funkcjonowanie, ale przede wszystkim przygotowanie do audytów certyfikujących. W tym artykule przyjrzymy się roli, jaką odgrywają księgi jakości oraz znaczeniu skutecznego przygotowania do audytu BRC – szczególnie w kontekście firm produkcyjnych i przetwórczych.

Księga jakości – fundament systemu zarządzania

Księga jakości to dokument opisujący ogólną strukturę systemu zarządzania jakością w organizacji. Choć w nowej wersji normy ISO 9001:2015 nie ma już obowiązku jej posiadania, nadal pozostaje bardzo przydatnym narzędziem – zarówno dla wewnętrznego uporządkowania procesów, jak i przygotowania do zewnętrznych audytów.

Dobrze opracowana księga jakości powinna zawierać:

• zakres systemu zarządzania jakością,

• politykę jakości i cele organizacji,

• opis głównych procesów i powiązań między nimi,

• odpowiedzialności i struktury organizacyjne,

• odniesienia do procedur i dokumentów szczegółowych.

Jej główną funkcją jest prezentacja systemu jakości w sposób klarowny i zrozumiały – zarówno dla pracowników, jak i audytorów zewnętrznych. W praktyce często stanowi pierwszy dokument, po który sięga audytor podczas przeglądu systemu.

Przykład takiego dokumentu znajdziesz tutaj: księgi jakości.

Audyt BRC – jak się przygotować?

Standard BRC (British Retail Consortium) to wymagające podejście do zarządzania jakością, bezpieczeństwem i legalnością produktów – przede wszystkim w branży spożywczej, kosmetycznej oraz opakowaniowej. Audyt BRC to proces weryfikujący zgodność systemu z wymaganiami tej normy i sprawdzający, czy organizacja jest gotowa do certyfikacji.

Audytor BRC ocenia m.in.:

• wdrożenie zasad HACCP oraz dobrej praktyki produkcyjnej (GMP),

• poziom zaangażowania kierownictwa w kulturę bezpieczeństwa,

• zarządzanie reklamacjami i działaniami korygującymi,

• kontrolę surowców, produktów i łańcucha dostaw,

• skuteczność szkoleń oraz świadomość pracowników.

Aby dobrze wypaść podczas audytu, nie wystarczy mieć „na papierze” procedury. Organizacja musi wykazać, że procesy są wdrożone, znane pracownikom i monitorowane w czasie rzeczywistym.

Szczegółowy opis przygotowań znajdziesz tutaj: audyt brc.

Powiązanie dokumentacji z audytem – praktyczne wskazówki

Wspólnym mianownikiem dobrze przygotowanego systemu jakości oraz skutecznego przejścia przez audyt jest rzetelna dokumentacja. Oto kilka praktycznych zasad, które pomogą Ci powiązać księgę jakości z wymaganiami stawianymi podczas audytu BRC:

• Spójność dokumentacji – upewnij się, że zapisy w księdze jakości zgadzają się z procedurami operacyjnymi i rzeczywistością na hali produkcyjnej.

• Dostępność – księga jakości oraz dokumenty procesowe powinny być łatwo dostępne dla pracowników, a ich treść – zrozumiała.

• Wersjonowanie i nadzór – kontrola zmian w dokumentacji jest jednym z częstych punktów kontrolnych podczas audytu.

• Szkolenia – nie tylko tworzenie dokumentów, ale również zapewnienie, że pracownicy znają i stosują się do ich treści.

• Dowody wdrożenia – samo posiadanie księgi jakości nie wystarczy – kluczowe jest udowodnienie, że zapisy w niej zawarte są rzeczywiście realizowane.

Podsumowanie

Dokumentacja jakości, a w szczególności księga jakości, odgrywa kluczową rolę w budowaniu przejrzystego i skutecznego systemu zarządzania. Stanowi nie tylko punkt odniesienia dla wewnętrznych działań, ale też podstawę do pozytywnego wyniku zewnętrznych audytów – takich jak audyt BRC.

Firmy, które traktują dokumentację nie jako formalność, lecz jako realne narzędzie zarządcze, osiągają wyższą efektywność, lepszą kontrolę nad procesami i wyższy poziom zaufania ze strony klientów. Jeśli Twoja organizacja przygotowuje się do certyfikacji lub chce udoskonalić swój system jakości – zacznij od uporządkowania dokumentów. Wzoruj się na sprawdzonych materiałach, takich jak księgi jakości, i zadbaj o gotowość do każdego etapu audytu BRC.

Materiał sponsorowany.